Virtuel ledelse – hvordan man skaber tillid og relationer på afstand

af | jan 13, 2021

 

Når man er i et nyt team, eller er en del af et virtuelt team, er det nødvendigt at bruge kræfter på forventningsafstemning og at skabe kendskab til hinanden. De virtuelle teams der klarer sig bedst, ved hvad der forventes af dem, og har sociale relationer udover arbejdsopgaverne.

 

Tillid og forventningsafstemning

Tillid, fælles teamaftaler, klare mål og præcise opgave- og funktionsbeskrivelser er altid en vigtig del af et team. I et virtuelt team er det endnu vigtigere. Forventningsafstemning er med andre ord et afgørende element. Fortolkningsrummet for det der foregår i det virtuelle samarbejde, er større end i et normalt team og organisatorisk samarbejde, og skaber ofte problemer, konflikter, uklar opgaveløsning, fejl og misforståelser.

I det virtuelle rum er der er ikke lige så mange muligheder for korrektioner og forventningsafstemning ved kaffemaskinen, når I arbejder på afstand, og hvis I endnu ikke har skabt nok tillid til hinanden, bliver tolkningerne ofte negative, fremfor positive. Når der ikke er mulighed for små uformelle interaktioner, aflæsning af tone og kropssprog bruger medarbejderne istedet tid på at tolke og gætte på lederens intentioner. Det er en udfordring i mange ledelses situationer.

Hvis medarbejderen eksempelvis ikke har fået svar på en mail til sin leder i et par dage, vil medarbejderen ofte tolke det manglende svar på en eller flere af nedenstående uhensigtsmæssige måder:

  • Er det fordi min leder har meget travlt, og er i mange møder?
  • Eller er det fordi min leder ikke ved hvad han eller hun skal svare?
  • Interesserer min leder sig ikke for mit arbejde?
  • Endnu værre – kan medarbejderen føle sig ude i kulden eller lignende.

Derfor kræver ledelse på afstand transparens, tydelighed og dialog om, netop hvad der foregår, hvem lederen er, og hvad lederen vil.

Udover fælles mål for opgaverne og afklaring af roller, er der særligt tre områder, der skiller sig ud ift. at få lavet fælles aftaler, her kaldet ”Team Operation Agreement (TOA)”. Det handler om:

  • Tillid
  • Beslutninger
  • Kommunikationsaftaler

Lav aftaler om:

Tillid: Forskningen i virtuelt samarbejde viser, at særligt niveauet af tillid er helt afgørende for, om virtuelle teams får succes. Man skal som leder have tillid til, at ens medarbejdere laver noget og gør deres bedste for den fælles opgaveløsning. Medarbejderne skal have tillid til, at man vil dem det godt, og at deres kollegaer bidrager til samarbejdet.

Derfor må man i teamet meget eksplicit tale om: Hvordan skaber vi tillid i teamet? Hvilke handlinger og hvilken adfærd anser vi for tillidsfremmende? Hvad kan hæmme tillid i temaet? Hvad skal lederen gøre eller ikke gøre ift. at skabe tillid?

Beslutninger: På samme måde med beslutninger. Et virtuelt team er i høj grad et selvstyrende team. Lederen er af gode grunde ikke fysisk til stede, og medlemmerne skal i høj grad selv træffe beslutninger i løbet af dagen. Sparring med kollegaer og ledelse er alt andet lige enklere og mere oplagt, når man er fysisk samlet. Derfor er klare aftaler omkring beslutningstagning vigtige. Hvem kan træffe hvilke beslutninger ift. kunder, opgaveløsning etc.? Hvordan håndterer vi uenighed omkring beslutninger?

Kommunikation: Aftaler omkring hvordan man kommunikerer, hvor tit og hvor ofte, hvor hurtigt man svarer hinanden, hvad man gør, hvis man ikke forstår en e-mail fx. Spørgsmål som: hvordan holder vi nogle gode online møder? Hvordan sikrer vi den uformelle kommunikation? Hvilke teknologier bruger vi til hvad?

Det er alt sammen vigtigt at forventningsafstemme, for at få teamet til at fungere optimalt.

 

Det uformelle og sociale

En af de udfordringer der let opstår ved virtuelt samarbejde og virtuel ledelse er, at de involverede kun kommunikerer sammen, når der er problemer eller svære sager, der skal håndteres. Den uformelle, lidt lettere kommunikation, finder sjældent eller måske aldrig sted som en modvægt.

Hvis medarbejderen kun taler med sin leder og kollegaer, når der er problemer, så kan der mangle balance i den vægtskål, der handler om at skabe tillid og relationer på afstand.

Det at have kendskab til hinanden, og vide mere om hvem ens kollegaer er, fungerer også som en vigtig buffer ift. at have et godt samarbejde på afstand.

Derfor bør lederen også sikre sig, at der er plads til den uformelle kommunikation med jævne mellemrum.

 

De mange online muligheder for uformel kommunikation

  1. Det kan være et telefon eller Facetime opkald der bare handler om, hvordan det går.
  2. Det kan være ved at starte videokonferencer og online møder med det man kunne kalde ”check in og check out”. Her er 5 min. i starten af mødet sat af til uformel snak om hvad folk er i gang med, eller hvad de i øvrigt er optaget af.
  3. Teambuilding redskaber som KNOWIE eller andre tiltag, hvor man bliver klogere på hinanden og samtidig kan skabe et godt grin og noget fælles at snakke om, er et brugbart redskab.
  4. På samme måde kan man arbejde med den virtuelle kaffepause og lignede tiltag. Her mødes teammedlemmerne og den virtuelle leder jævnligt for at drikke en kop virtuel kaffe. Den uformelle kaffe og kantine snak er flyttet ud i cyberspace eller måske nærmere ind i et intimt chatrum.
  5. Virtuel fredagsbar på alle lokationer samtidig på skærmen – gerne med fælles quiz, leg og lignende.
  6. Brug af Google street view, hvor man online viser hinanden i teamet den gade man bor i, ens hus og nærområde. Samtidig fortæller man om byen, og hvad der kendetegner det område man bor i.
  7. Fælles fejringer. Efter afslutning på projekt mødes man online – dvs. på flere storskærme, hvor teamet i Århus og teamet i Ukraine sidder i hvert sit mødelokale foran skærmen. Her åbnes champagne og spises chips, og man skåler og fejrer i fællesskab. Teamlederen faciliterer forskellige konkurrencer, hvor folk blev delt i små hold og konkurrerer mod hinanden.
  8. Hvert teammedlem laver en kort videopræsentation af sig selv på egen mobiltelefon, som man deler online på teamets intranet. Her fortæller man lidt om, hvad man brænder for, viser hvor man sidder på kontoret, evt. viser en lille frekvens fra ens hjem.
  9. Online frokostaftaler.
  10. Online spil – gerne med chat og kommunikation samtidig. Simple spil, hvor alle kan være med hurtigt.
  11. Jævnligt arbejde i par (opgavemæssigt) på tværs af lokationer.

Fortsæt selv listen og se andre blogindlæg på denne side med gode ideer og input til virtuelle teambuildingtiltag.

 

Effekten af at indføre/afprøve disse tiltag bidrager til:

  • Større opmærksom på hinanden i hverdagen, selvom man er på afstand – kollegaerne på afstand er mindre ”ude af øje, ude af sind”.
  • Større kendskab til hinanden.
  • Oplevelser med at teknologien kan bruges til at opbygge relationer og tillid.
  • Det uformelle kommer mere naturligt ind i samarbejdet.
  • Bryder de mere formelle rammer, som teknologien nemt skaber.
  • Kreative idéer og mulige produkter i organisationen, som konsekvens af kreative oplevelser med teknologien.

Det kræver, at den virtuelle leder prioriterer den del af arbejdet, forklarer teamet værdien af at bruge tid og kræfter på den del, og også ved, hvordan han eller hun skal navigere og anvende de forskellige teknologiske muligheder.

God virtuel arbejdslyst

Mads Schramm
e-mail: ms@netpsykologer.dk
tlf. 30291975
http://bodelsenogschramm.dk/

Litteratur:

Schramm, Mads (Kort & Godt om virtuel ledelse). Udgives i første halvår 2021 på Dansk psykologisk forlag.

Schramm. M, & Diederichsen, S.: Virtuel ledelse – skab synlighed, resultater og nærvær på afstand, Dansk Psykologisk Forlag, 2011.

Schramm. M, & Lønsted, W: www.nærkontakt.net: Netpsykologi, kommunikation og rådgivning. Dansk Psykologisk Forlag 2001.

FÅ ET STÆRKT FÆLLESSKAB I TEAMET OG MASSER AF LIV PÅ KONTORET!

SKRIV DIG OP TIL VORES NYHEDSBREV OG FÅ:

Nyheder med spændende nye features og challenges

En rabatkode på 10% til jeres næste challenge

En gratis PDF med 3 ice-breaker øvelser, som kan afholdes på kontoret

Tilsendt de bedste artikler og blogindlæg fra Knowie teamet

da_DK